食品卸売業経営ノウハウ

食品卸のDXにつながるアナログ受注の改善事例まとめ

2022年02月17日

食品卸のDXにつながるアナログ受注の改善事例まとめ

大手企業ではAIやIoT、ロボットなどを活用したDX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みが推進されている。一方で中小企業においても、ITツールの導入や社内システムの改善によってDXに踏み込む企業は多い。 

飲食店や小売店へ食材を配送する食品卸の場合、具体的にどんなDXに着手できるのか、どういったメリットや成功事例があるのか。今回は、中小の食品卸ができるDX事例について解説していく。

食品卸がDX化を推進すべき理由

以前から食品業界では、人口減少や少子高齢化による国内市場の縮小・人材不足などが課題として挙げられる。その解決策の1つとして、デジタル技術を用いることで生産性の向上や新しいサービスの創出、ビジネスモデルの変革をもたらすDX化が求められている。 

ITツールの活用によりこれまで人員が担っていた業務の一部を処理できれば、足りない人員を補うことができる。実際にコロナ禍以前からDXに取り組んでいる大手の食品卸の中には、業務の効率化やコスト削減などを目指してAIを用いた需要予測や発注の最適化に向けたシステム構築をするなど、本格的にDXへ乗り出している企業もある。

また経済産業省もDX化を推奨しており、経営者が押さえるべき事項を明確にしたガイドライン「産業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進」なども策定している。今後のDX導入に向けて参考にしておきたい。

食品卸業界が抱える課題

古いシステム・管理体制からの改善

食品卸の中には、これまで利用していた販売管理システムや在庫管理システムの老朽化が進んでいるケースも少なくない。特に自社向けに構築したシステムを運用しているケースだと、担当者の退職などで適切に管理できる人材が不足し、複雑化やブラックボックス化に繋がる。

また、社内にシステムが多数存在するなどで複雑化すると、データの集計に多大な手間が掛かる、取り扱っている情報を把握しきれないなどの問題も生まれてしまう。こうした課題は、社内システムの統合やデータの自動連携など、一元管理することが望ましい。1つのツールですべての情報を運用していれば、パソコン上にデータが散らばることもなく、引き出したい情報をすぐさま出力しやすくなる。近年のITツールには、こうした一元管理できるものも多数存在しており、社内システムの移行を検討するメリットは大きいだろう。

受注ミスによる再配達・請求金額違いの削減

食品卸は、メーカーや生産者の代わりに商品を消費地の飲食店や小売店へ届けるという、流通の中間地点にあたる。そのため、仕入先や取引先は飲食店や老健施設など、業種や業態、規模が多岐にわたり、取扱商品も多くなる傾向にある。

しかし、例えば電話で受注する際には、口頭でのやりとりとなるため伝達ミスが起こることもある。FAXの場合だと、商品名の一部が省略されている、規格や入数が書かれてない、印字のかすれで文字が読み取りづらいなどのケースも挙げられる。そうしたトラブルが発生すると、納品先との連絡や確認作業の手間が発生し、企業の生産性が低下する。

その対策のひとつに、受発注システムなどITを導入することで、業務の改善を図れる。販売管理システムと受注データを連携できれば、電話での受付やFAX・紙伝票からの転記作業がなくなる。取引履歴も確認しやすくなり、請求金額の間違いも防げるだろう。メーカー側へ発注をかける際にも、商品登録により入力作業を自動化し、よりスピーディな納品を実現することが可能だ。

またPCやスマホから操作できるものであれば、自宅や外出先で受発注データの修正や確認を行える。従業員のテレワーク導入にも繋がるので、現状のコロナ禍における感染防止対策を実現しやすい。

食品卸向け受注システム

中小企業の場合、金銭面や技術面などの問題により、大手食品卸のような本格的なDX化がなかなか難しく導入が遅れがちになっているケースも多い。そこでDXの足掛かりとなる取り組みとして、食品卸向けの受発注システムの導入を検討するところから始めるのも1つの手だ。

受発注システムは、これまで電話やFAXで行っていた業務をデジタル化し、正確で迅速な流通を実現できるツールだ。PCやスマホ、タブレットなどの様々な端末から操作するものであれば、時間や場所を問わず簡単に受注や発注業務を行えるのが大きなメリットだ。実際に受注システムを導入した食品卸の成功事例について見ていこう。

受注業務の時間を半分以上も削減

『肉の山形屋』は、福岡市にある100年以上の歴史を持つ老舗の食肉卸業者だ。同社では、取引先に応じてとんかつ用やミンチ、しゃぶしゃぶ用、ステーキ用などのカット加工や細かい重量に対応しており、商品は1,000種類以上にも及ぶ。そうした膨大な商品の受注管理には、大きな負担がかかる。FAXや電話、LINEからの注文を基幹システムへ転記し、間違いがないか確認するため、1日1時間以上も費やしていた。

しかし受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入で、受注内容のCSV出力による取り込みや、画面上で取引履歴を確認できるようになり、受注業務の時間を半分以上も削減することに成功している。得意先の飲食店がLINE経由で発注できる『TANOMU』を導入したことで、担当営業の受注処理作業も減ったという。

FAX業務の削減で取引先との円滑なコミュニケーションを実現

イタリア食材専門の卸売『ヴォングスト』では、これまで受注の大半をFAXで受けていたものの、「いつもの」といった曖昧な表現での発注でお互いの認識が合わず、何度も履歴を確認する手間が発生していた。またFAXのデータ送受信が上手くいかないなどのトラブルも多々あり、送信作業に20分以上もの時間がかかるなどの業務負担もあったという。

そこで受発注システム『TANOMU』を導入した結果、FAX業務に割く時間を削減し毎日30分ほど時間の余裕ができ、取引先に滞在する時間が生まれ、円滑なコミュニケーションも取れるようになった。

従業員の営業成績が1.5倍に

総合卸企業の『ミルトス』は、主に電話やFAXで行っている日々の受発注業務を改善するために受発注システム『TANOMU』を導入した。その結果、取引先とのトラブルやクレームの削減に繋がり、従業員のストレスを軽減することに成功している。

この受発注システムは初期投資も少なく、スマホやタブレットなどのモバイル端末にも対応しており、どこでも作業できる点がメリットといえる。また、取引先のスマホ画面に表示される商品カタログを活用し、積極的な情報発信を行った。それにより注文する顧客が増えていき、販売促進につながっている。システム導入前と比べて、営業の売上が1.5倍になった従業員もいるそうだ。

DX化で今後を見据えた食品卸の生存戦略

コロナ禍により外食産業の不振が続く中、飲食店と密接に関わる食品卸業界でも同様の影響が見られる。これまで以上に戦略的な施策を打ち出す必要はある。まずは多くの食品卸の中小企業で課題となっている生産性の改善として、アナログ業務をなくすためにITを導入してDXを推し進めるのが良いといえるだろう。

ある程度の労力やコストはかかるものの、食品卸がDXに取り組むメリットは多い。まずは目的を明確にし、自社に見合った内容を検討していくことが必要となる。従業員の生産性を向上し企業の利益向上に繋げるためにも、手作業を見直しITツールの導入を検討してみてほしい。

[参考]
農林水産省「平成23年度食料・農業・農村白書(2)食品産業を取り巻く状況の変化とその対応」


食品卸向け受発注システム『TANOMU』

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