企業インタビュー

LINE経由の受注を管理する『TANOMU』導入で処理時間が半分に。多様な注文管理の手間も削減~肉の山形屋

2021年10月26日

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福岡市に本社を置く食肉卸「肉の山形屋」。大正7年の創業以来、100年以上にわたって高品質な精肉を外食チェーンや個人飲食店に届けてきました。同じ肉でも小ロット納品やグラム数量、カット加工など、取引先ごとのきめ細やかな対応で定評があります。

その現場を支えているのが、日々FAXやLINEなどからの注文を処理するシステム『TANOMU』。管理部長の平河重雄氏に、システム導入による管理業務の効果を伺いました。

品質と価格にこだわった精肉を、小ロットで提供

【Q】御社のこだわりについて教えてください。

管理部 部長 平河重雄 氏

当社は精肉の卸売を手掛けており、取引先の多くが外食産業です。様々なタイプのお客様がいらっしゃいますが、店舗規模の大小を問わず、ロットの小さな商品が好まれる傾向にあります。 

そうしたご要望に可能な限りお応えするべく、たとえば1回の発注で何十キロと取らなくてはならない商品よりも、なるべくそれぞれの用途で使いやすいような小単位での提供を心がけています。可能であればご要望の通り、とんかつ用やミンチ、しゃぶしゃぶ用、ステーキ用など様々な形に加工してご提供しております。

商品は1000種類以上にのぼり、受注内容の管理は非常に煩雑な作業です。在庫管理やお客様ごとに異なる加工の仕方など、情報の社内共有は欠かせません。(管理部長 平河重雄氏 以下、平河氏)

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たとえば牛肉ひとつとっても色々な部位があり、部位ごとに生産国や産地、銘柄も違います。それを今までは、お客様ごとに専用のノートを作ったり、Excelでデータ化したりして管理していました。

受注があるたびにそれらを見返すのですが、毎日発注いただくお客様なら営業担当者が頭の中で処理できても、久しぶりの注文は大変です。

過去の膨大なデータから、顧客の情報を探して対応しなければなりません。慣れている営業担当者でも、久しぶりの注文になると記憶だけではどうにもできないですし、「多分これでいいはず」では許されません。

【Q】電話やFAXによる受注では、難しい部分がありますね。

電話やFAXで発注いただいた場合には、手書きによるミスや「言った・言わない」がどうしても出てきます。確実性を担保するために注文の詳細を確認しようにも、お客様は外食産業が多いため、夕方から夜中までの営業です。私どもとは時間が合わず、なかなか連絡も取りにくいのです。それで受注システム『BtoBプラットフォーム受発注』を導入しました。

多様な注文に細かく対応するからこその悩み

【Q】最初に受発注のシステムをご導入いただいた際、社内の反応はいかがでしたか?

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受発注のシステムに関しては比較的、規模の大きなお客様から「使ってください」というアプローチをいただくことが多かったので、その流れで導入を決めました。お客様がお求めになることであれば対応しようという考えですから、社内でもスムーズに受け入れられたと思います。

その後さらに規模の小さな注文や、個店のお客様との取引も効率化しようと考えていた時期に、LINEによる受注が増え始めました。

ただ、LINEですと受注内容を基幹システムに入力し直すという別の作業が必要になってしまいます。

またひとつの商品でも重量や個数など様々なパターンがあるため、1回の注文で数アイテムから数十アイテムにおよぶことも珍しくありません。1件入力するだけでも約1分、積もりに積もって、何十分とかかるようになってしまいました。

もちろん転記内容を間違えてはいけませんから、チェックする時間も必要になります。そこでさらに1時間、1時間半の突き合わせの時間が発生し、受注が多い日は他の業務もどんどん後ろ倒しになっていました。

個店のお客様を中心にLINEでの受注は増加していたのですが、このまま続けていくことに大きな課題を感じていました。そんなときにLINE経由の受注を管理するシステム『TANOMU』をご紹介いただいたのです。

システム化で受注業務にかかる手間が半分以下に

【Q】TANOMUを導入されて以降は、どのような変化がありましたか?

TANOMUは受注内容を一括でCSV出力できるので、そこが一番助かっています。また、受注内容を画面上で管理できるので、入力し直す手間やそれを別の者がチェックする手間もほぼゼロになりました。体感的には、業務にかける時間は半分以上削減できたと思います。業務フロー自体が、まったく新しく良いものに変わりました。

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緊急事態宣言の解除によって人の流れが変われば、営業を再開するお客様も増えるでしょうし、受注も増えることが見込まれます。TANOMUのメリットを実感する機会も、さらに増えていきそうです。

今もLINEでの受注が一定割合を占めているので、個店のお客様を中心に積極的に活用を進めていきたいと思っています。

ご高齢のお客様などは、新しいツールに抵抗を感じる方もいらっしゃいます。しかし、そういう方もスマホは使っていらっしゃることが多いので、ぜひ前向きに取り組んでいただきたいなと思います。TANOMU導入については今のところほぼメリットしか感じていませんので、今後より一層広めていきたいです。

今後は販促にも活用したい

【Q】今後、TANOMUをどのように活用していこうとお考えですか?

情報発信の機能を使えば、既存のお客様へのアプローチに加え、新規顧客の獲得にも繋げられると考えています。今までもLINEでのアプローチは行っていましたが、なかなか注文に至らないという課題があります。たとえばそこにTANOMUでPRの情報を流して「こちらからすぐ発注いただけます」という誘導の仕方ができればいいと考えています。

また自社のWebショップでも、TANOMU経由で注文いただけるような流れを作りたいですね。その上でさらに販路を広げられたら理想的です。ECサイトはどちらかといえば個人のお客様向けなので、対象からは少し外れてしまいますが、業務用のECは別のサイトで力を入れてやっていますので、そちらでも活用していきたいと思います。


TANOMU

会社名:株式会社 肉の山形屋

本社所在地:(本店)〒810-005福岡市中央区清川1丁目6-4清川サンロード商店街内
(箱崎営業所)〒812-0051福岡県福岡市東区箱崎ふ頭6丁目7番11号
電話番号:092-645-0029
事業内容:食肉卸売業
代表者:代表取締役 若林秀郎
企業サイト:https://nikuno-yamagataya.jp/

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