飲食業経営ノウハウ

外食企業の事例まとめ(Vol.1)~経理コスト削減編~

2022年01月26日

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株式会社武蔵野テーブル

発注作業のシステム化で経理担当が1人分削減

人手不足の問題が以前からあり、ITツールで改善できたらと思って2020年に『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入しました。

仕入れ品の発注はFAX送信や電話で、月初に各店舗から本部へ前月の仕入れ伝票をすべて送り、事務所の棚はいつも伝票で溢れかえっていました。2名の経理担当が1枚ずつ確認し、エクセルの表に入力していたので、負担が大きかったです。また、「これはほんとうに発注したの?」というムダなやり取りも多かったです。

受発注システムの導入で、こうした負担はなくなりました。仕入れデータを会計ソフトの弥生会計に読み込ませることで、経理業務が2人から1人で回せるようになり助かっています。時間にして、1日8時間×15日で120時間は最低でも浮いているでしょう。

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株式会社エル・スエヒロフードサービス

仕入れ伝票・請求書を8割電子化

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日々発生する仕入れ伝票の管理やコスト計算が膨大になり、発注業務と請求書の管理業務をシステム化しました。

すでにこの請求書発行・受け取りシステムを利用されている取引先が多かったことや料金面などから、総合的判断して使用を決めました。

利用施設に請求書を分割して発行する場合や、仕入先に支払通知書を発行する場合にシステムの機能を使っています。支払い通知書を作成するのも、『BtoBプラットフォーム 受発注』で取引明細のCSVデータを作成して、請求書システムに読み込ませて取引先に送っています。 

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株式会社もっけだのフードサービス

仕入れの一元化がもたらした効果

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本部の事務作業量が多すぎることに気づきました。また特定のスタッフにしか分からない煩雑な手続きも見つかりました。例えば経理面では、日次決算を即座に出すことができませんでした。

経理面、特に売上に関しては、券売機を導入しました。労務管理でも勤怠管理システムをいれ、シフトも能力ごとに自動化できるアプリを導入しました。結果、数日かかっていた給与計算が素早くできるだけでなく、数字が見えるので、予定していた人件費とのズレが日々把握できるようにもなりました。さらに仕入れにはインフォマートのシステムを導入して、受発注を一元化しました。

最も大きな効果は、経理の事務手続きにかかる時間的なロスの削減でした。紙が必要なくなったのを一番喜んでいるのは経理担当者です。本部だけでなく、店舗ごとに手書きでまとめていた伝票類の量を考えると、合計して何時間分のロスが解消できたのかと思わされますね。

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スタイルスグループ

飲食店が生き残るにはコストバランスの見直しが重要

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見通し不透明な時こそコストの見直し、早期の店舗損益把握、選択と集中のスピード感ある事業展開が必要です。

当社では店舗ごとの月次損益を月末締め翌月10日に出しています。10日でできるのは仕入れの請求管理をインフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注」を使っているからで、会計ソフトに仕入れデータで読み込ませているので、金額を手入力することもありません。

エクセルで棚卸の集計をすると、店長や料理長によって属人的になってしまうのです。これが受発注システムの『棚卸機能』を使うと、単価単位が違うとエラーメッセージが出て気付けるので、間違いもありません。

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かに道楽

取引先への支払は創業以来、月末締め・翌15日払い

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伝票集計に関しては、2009年に食材の発注に『BtoBプラットフォーム 受発注』が導入されたことで、圧倒的に楽になりました。それまで末に請求書を紙でもらい、電卓をたたいて計算していたので、早くても1週間、通常10日以上かかっていたのです。

すべての取引データがシステム上に蓄積されているので、月末締めの2、3日後には数字が確定します。1週間、10日単位でカニだけとか、主要商品だけの原価率を出すのも、手計算とは比べ物にならないほど簡単です。原価管理も支払管理もパッとできるので、店舗は非常に助かっています。

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キープウィルダイニング

システム運用は、自分達らしくアレンジする

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現場が営業しやすい業務インフラの整備を積極的に行ってきました。そのうちのひとつが、飲食店にとって欠かせない日々の発注業務のシステム化です。

同社では、取引先と連携して利用できる「BtoBプラットフォーム受発注」を導入し、インターネットを活用したデータ発注に切り替えています。

「以前は、前月の振り返りや対策を話し合う店長会を、毎月15日前後に開催していたんです。本当はもっと早く行いたかったのですが、月初に前月の仕入れ金額が確定できなくて、損益計算書や店舗の成績表を作るのが遅れていたことが原因です。

しかし、発注のシステム化を進めたことで、取引先からの請求金額をすぐ確認でき、締日の翌日には損益計算書を作れるようになりました。

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仕入れ金額の計算を自動化する発注システム

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