企業のIT活用術

多店舗展開による本部負担を解決した、書類のシステム管理法~オールハーツ・カンパニー

2017年08月24日

オールハーツ・カンパニー様

パン、スイーツショップの「HEART BREAD ANTIQUE」をはじめ、様々なベーカリーブランドを直営・FCの両軸で全国展開する株式会社オールハーツ・カンパニー。材料一つひとつにこだわりを持ち、消費者がワクワクできるようなアイデアを散りばめた商品づくりを目指しています。店舗数の拡大に伴う様々な業務の負担を、どのように解決していったか伺いました。

マジカルチョコリングのヒットをきっかけに、80店舗以上を展開

【Q】代表商品や店舗ブランドを教えてください

オールハーツ・カンパニー加藤様

管理部 経理財務課 主任
加藤教弘氏

弊社は、代表の田島がパン職人として15年前に始めた15坪のベーカリーショップが発祥です。以来、不動の人気商品「マジカルチョコリング」や「チーズフランス」などを主力に、様々な商品を開発してきました。「マジカルチョコリング」は、抹茶など月替りで新フレーバーも販売し、お客様を飽きさせない工夫を続けています。

主なブランドは、パン・スイーツの「アンティーク」60店、スイーツショップ「ピネード」18店、ラスク工場「どらどら」1拠点、そして今年2月よりグループ傘下となった京都の老舗ベーカリー「グランディール」4店で、直営・フランチャイズ(以下、FC)合わせて約80店舗を構え、今後も出店を続ける予定です。(加藤氏)

【Q】店舗の出店増加による業務上の課題はありましたか?

食材の発注伝票などの管理には、苦労していました。各店舗の発注方法は、取引業者さんから提供いただいた専用の発注用紙を使ってファックスで送信していたのです。その発注書は本部に集約して、経理担当者が基幹システムに入力するのですが、店舗数が増えるごとに発注量も増えていき、気がつけば本部のデスクには膨大な書類の山ができるようになったのです。

 このままでは出店スピードに対応しきれなくなると考え、2010年に発注書の電子化を図るため、『BtoBプラットフォーム受発注』を導入しました。(加藤氏)

出店数の増加と経理業務の効率を両立させるシステム化

【Q】発注伝票を電子化したことで、効果はありましたか?

まず、ペーパーレス化により「書類の山問題」が解決しました。また、店舗での発注作業も効率化しました。弊社では全店でタブレットを使って、冷蔵庫の在庫を確認しながらその場で発注しています。これまでは保管場所でメモを取ってからファックスのある場所に戻って送信していたのですが、この手間が省けたのは大きいです。

その他にも、販促の面でも役立っています。商品管理部では原価管理や発注履歴などをチェックしているのですが、例えば、ある店舗において発注量が突出した材料があれば、その店舗の売れ筋商品がわかったりもするのです。すると、他の店でも取扱いを増やそうという提案もできます。これはデータ化ならではのメリットですね。

また、各店の発注伝票をもとにして月次損益計算書を作成しているのですが、これまでは月末に締めてから1カ月半ほどを要していました。紙の数字を基幹システムに手作業で入力していたためです。これが伝票を電子化したことで、CSVデータで処理できるようになり、6営業日に短縮できました。

【Q】『BtoBプラットフォーム請求書』も導入されていますが、なぜですか?

店舗が拡大すれば、発注伝票だけでなく経理の処理も負担が重くなります。請求書を電子データでやり取りする『BtoBプラットフォーム請求書』を使って、本部で処理している水道や工事、ユニフォームなどの請求費用を処理しています。請求内容の履歴が残るので、あとからでも調べられますし、経理システムにCSVデータで処理できます。発注伝票や請求書を電子化することで、スピードアップしていることは間違いありません。


BtoBプラットフォーム請求書 資料請求

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